Inventurliste erstellen: Vorlage & Anleitung
So baust du in fünf Minuten eine saubere Inventurliste in Excel oder Google Sheets – mit automatischem Soll-Ist-Abgleich. Zum Nachbauen mit Spaltenvorlage.
Eine gute Inventurliste muss nicht kompliziert sein. Sie braucht genau fünf Spalten: eine Position, den Barcode, eine Bezeichnung, den Soll-Bestand und den Ist-Bestand. Die Differenz rechnet die Tabelle selbst aus. Hier ist die komplette Struktur, die du direkt in Excel, Apple Numbers oder Google Sheets übernehmen kannst.
Die Vorlage im Überblick
| Pos. | Barcode (EAN/UPC) | Artikelbezeichnung | Soll | Ist | Differenz |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 4006381333931 | Beispielartikel A | 50 | 48 | −2 |
| 2 | 4250214101743 | Beispielartikel B | 30 | 30 | 0 |
| 3 | … | … | … | … | =Ist−Soll |
Die Beispiel-Barcodes dienen nur zur Veranschaulichung. Ersetze sie durch deine eigenen Werte.
In 4 Schritten selbst gebaut
- Spaltenköpfe anlegen: In Zeile 1 schreibst du: Pos., Barcode, Artikelbezeichnung, Soll, Ist, Differenz.
- Differenz-Formel eintragen: In die erste Differenz-Zelle (z. B. F2) schreibst du
=E2-D2und ziehst sie nach unten. Negative Werte zeigen Fehlbestände. - Summenzeile ergänzen: Unter der Tabelle
=SUMME(F2:F100)– so siehst du die Gesamtabweichung auf einen Blick. - Barcode-Spalte als Text formatieren: Wichtig, damit Excel lange EAN-Nummern nicht in wissenschaftliche Notation umwandelt (z. B. 4,00638E+12). Spalte markieren → Format → Text.
Die Barcodes automatisch befüllen
Der mühsamste Teil ist das Abtippen der Barcodes. Genau das nimmt dir Scan2List ab: Du fotografierst das Regal, die App erkennt alle Codes auf einmal und exportiert sie als CSV. Diese CSV öffnest du direkt in deiner Tabelle – die Barcode-Spalte ist damit in Sekunden gefüllt, statt jede Nummer von Hand einzutippen.
Den kompletten Ablauf von der Vorbereitung bis zum Abgleich beschreibt unsere Inventur-Anleitung in 5 Schritten. Wenn du wissen willst, welche Barcode-Typen dabei erkannt werden, hilft der Barcode-Vergleich.
Tipps für eine saubere Inventurliste
- Pro Zone oder Regal eine eigene Liste – das erleichtert die spätere Zuordnung.
- Datum, Zone und Verantwortlichen im Kopf der Tabelle notieren – wichtig für die Nachvollziehbarkeit bei der handelsrechtlichen Inventur.
- Differenzen sofort prüfen, solange du noch vor Ort bist – so kannst du Zählfehler direkt korrigieren.
- Die fertige Liste als PDF archivieren, damit sie unveränderbar dokumentiert ist.
Die Barcode-Spalte automatisch befüllen statt abtippen.