Jeder, der schon mal eine Jahresinventur gemacht hat, kennt das: Pieps – Pieps – Pieps. Stundenlang. Einer hält den Scanner, einer hält die Liste, der dritte vergleicht. Am Ende stimmt irgendwas trotzdem nicht. Es gibt einen besseren Weg.

Warum klassische Barcode-Scanner langsam sind

Ein handelsüblicher Handscanner liest einen Code pro Druck auf den Auslöser. Bei 500 Positionen sind das 500 Bewegungen – jedes Produkt einzeln in Position bringen, ausrichten, piepen, nächstes. Dazu kommen Doppelscans, falsche Bewegungen und der Wechsel zwischen Scanner und Liste. Realistischer Output: 3–5 Codes pro Minute.

Der bessere Weg: Multi-Scan via Foto

Moderne iPhones erkennen Barcodes nicht nur einzeln – sie lesen Dutzende auf einem einzigen Foto. Du fotografierst ein ganzes Regalfach, und in einer Sekunde steht jede EAN-, UPC- oder QR-Nummer in deiner Liste. Das ändert das Mengengerüst dramatisch: aus 500 Bewegungen werden 20 Fotos.

Schritt 1: Vorbereiten

Sortiere die Ware so, dass Etiketten möglichst von vorne sichtbar sind. Bei dicht gepackten Regalen reicht es, die Ware nach vorne zu ziehen. Gute Beleuchtung hilft – Leuchtstoffröhren reichen normalerweise völlig aus.

Schritt 2: Fotografieren

Öffne Scan2List, wähle deine Liste („Lager A“, „Regal 4-7″ o. ä.) und mache pro Regalfach ein Foto. Die App erkennt sofort alle sichtbaren Barcodes und fügt sie der Liste hinzu. Duplikate werden zusammengefasst.

Schritt 3: Exportieren

Wenn du fertig bist, tippst du auf „Exportieren“ und wählst CSV oder TSV. Die Datei landet in Excel, Numbers oder direkt in deinem Warenwirtschaftssystem. Fertig.

Realistischer Zeitgewinn

Bei einer durchschnittlichen Boutique mit 2.000 SKUs sinkt der Aufwand für eine Vollinventur von rund 8 Stunden (klassischer Scanner) auf etwa 90 Minuten. Das ist nicht nur eine Zeitersparnis – das macht eine Zwischeninventur überhaupt erst praktikabel.

Was du beachten solltest

• Bildqualität. Halte das iPhone ruhig, Codes müssen scharf sein. Im Zweifel zwei Fotos pro Regalfach machen.
• Mengen. Die App erkennt jeden Code, aber nicht Stückzahlen pro Produkt. Wenn du Mengen brauchst, ergänze sie direkt in der App oder später in Excel.
• Verdeckte Codes. Was nicht zu sehen ist, kann nicht erkannt werden. Bei tief gestapelter Ware lohnt es sich, sie kurz nach vorne zu rücken.