Inventur per iPhone: Anleitung in 5 Schritten
Liste laden, Regal für Regal fotografieren, sehen, was fehlt. So läuft die Inventur mit dem iPhone, ohne Handscanner und ohne Abtippen.
Für viele kleine Läden und Lager ist die Inventur immer noch ein Großprojekt: Laden zu, Handscanner ausgeben, jede Position einzeln piepsen und am Ende die Listen in Excel abgleichen. Mit Scan2List fotografierst du ein Regal, und die App liest alle Barcodes darauf auf einmal. Lädst du vorher deine Bestandsliste in den Inventur-Modus, vergleicht die App gleich mit und zeigt dir, was fehlt. Diese Anleitung zeigt den Ablauf in fünf Schritten.
Schritt 1: Bestandsliste vorbereiten
Du brauchst eine Liste mit dem, was da sein soll. Die meisten Kassen und Warenwirtschaften können den Bestand als Excel- oder CSV-Datei speichern. Wichtig sind eine Spalte mit dem Barcode und eine mit der Menge. Eine Spalte für den Bereich, zum Beispiel „Regal 1“ oder „Lager hinten“, hilft beim Zählen, ist aber nicht Pflicht.
Hast du noch keine Liste, nimmst du die Vorlage für die Inventur im Laden. Artikel ohne Barcode, etwa Eigenware oder lose Ware, bekommen im Generator eine eigene Nummer und ein Etikett zum Aufkleben.
Schritt 2: Bereiche festlegen
Teil Laden und Lager in Bereiche ein, die du nacheinander abarbeitest: Regal 1, Regal 2, Schaufenster, Lagerraum. Steht der Bereich in deiner Liste, legt die App ihn beim Laden selbst an, und du wählst vor jedem Foto, wo du gerade stehst. So wird nichts doppelt gezählt, und du siehst später, in welchem Bereich etwas gefehlt hat. Zählen mehrere Leute, übernimmt jede Person eigene Bereiche.
Schritt 3: Regale aufräumen und ausleuchten
Die App liest, was auf dem Foto zu sehen ist. Dreh die Produkte so, dass die Barcodes nach vorne zeigen, und vermeide Spiegelungen auf Folie. Bei schwachem Licht hilft die Taschenlampe des iPhones oder eine zusätzliche Lampe.
Faustregel: Wenn du den Barcode auf dem Display mit bloßem Auge erkennen kannst, kann ihn auch die App lesen.
Schritt 4: Fotografieren, Bereich für Bereich
Lade die Liste in die App: Öffne die CSV-Datei auf dem iPhone und wähl im Teilen-Menü „Scan2List“, oder tipp in der App auf „Inventur“ › „Inventur starten“ › „Liste laden“. Die App zeigt dir, welche Spalten sie erkannt hat.
Dann wählst du unter „Scannt in“ den Bereich, vor dem du stehst, und fotografierst das Regal. Bei einem langen Regal machst du mehrere Fotos, die sich etwas überlappen. Was hinten steht oder verdeckt ist, holst du mit dem Live-Scan nach. Stehen gleiche Packungen hintereinander und nur die vordere ist zu sehen, tippst du die Position an und trägst die Menge ein. Bei stapelbarer Ware wie Konserven oder Büchern fotografierst du seitlich, dann ist jedes Stück zu sehen.
Schritt 5: Sehen, was fehlt
Im Tab „Inventur“ steht das Ergebnis in vier Gruppen: vollständig, fehlt, andere Menge und nicht auf der Liste. Was du findest, aber nicht auf der Liste hast, nimmst du mit „Zur Liste hinzufügen“ auf. Mit „Ergebnis teilen“ bekommst du eine Tabelle mit Soll, Ist und Differenz für die Buchhaltung oder zum Import in deine Warenwirtschaft. Beim nächsten Mal startest du mit „Neue Prüfung“ und derselben Liste wieder bei null.
Was du noch wissen solltest
Für die Inventur nach § 240 HGB ist die Art der Erfassung nicht vorgeschrieben. Wichtig sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und eine ordentliche Dokumentation. Die Ergebnis-Tabelle aus der App mit Datum, Bereich, Codes und Mengen erfüllt das genauso wie eine Strichliste auf Papier. Bei Fragen zu deinem Fall hilft dein Steuerberater.
Zählen mehrere Leute gleichzeitig, lädt jede Person dieselbe Liste auf ihr iPhone und übernimmt eigene Bereiche. Die App läuft ohne Internet. Am Ende teilt jeder sein Ergebnis, und du legst die Tabellen in Excel zusammen.
Bereit für die nächste Inventur? Lade die Vorlage, bereite die Liste vor und probier es mit einem Regal aus.
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