Inventur per iPhone: Anleitung in 5 Schritten
Stundenlanges Abpiepsen ist Vergangenheit. So führst du deine Inventur mit dem iPhone in einem Bruchteil der Zeit durch – ohne zusätzliche Hardware.
Die meisten kleineren und mittleren Händler erleben Inventur immer noch als Großprojekt: Laden zu, Personal eingeteilt, Handscanner ausgeben, jede Position einzeln scannen. Mit einer modernen Barcode-App auf dem iPhone lässt sich der Großteil davon einsparen. Diese Anleitung zeigt den kompletten Ablauf – und worauf du bei der Vorbereitung achten solltest.
Schritt 1: Vorbereitung – Bestandsliste und Zonen festlegen
Bevor das erste Foto gemacht wird, brauchst du eine Übersicht: Welche Artikel sollen erfasst werden, und wo befinden sie sich? Teile dein Geschäft oder dein Lager in klar abgegrenzte Zonen ein – zum Beispiel „Regal 1“, „Regal 2“, „Schaufenster“, „Lagerraum hinten“. Für jede Zone legst du in der App eine eigene Liste an. So vermeidest du Doppelerfassungen und kannst später nachvollziehen, woher ein Code stammt.
Sinnvoll ist außerdem, die aktuellen Soll-Bestandsdaten aus deinem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem als CSV zu exportieren. Diese Datei brauchst du später für den Abgleich.
Schritt 2: Regale aufräumen und ausleuchten
Eine Multi-Scan-App erkennt Barcodes anhand des Fotos. Je sauberer und besser ausgeleuchtet das Regal ist, desto vollständiger fällt das Ergebnis aus. Drehe Produkte so, dass die Barcodes nach vorne zeigen – das ist ohnehin gute Verkaufspraxis. Vermeide starke Spiegelungen auf Folienverpackungen. Bei schwacher Beleuchtung hilft die iPhone-Taschenlampe oder ein zusätzlicher Strahler.
Faustregel: Wenn du den Barcode mit bloßem Auge auf dem Display deutlich erkennen kannst, kann ihn auch die App lesen.
Schritt 3: Fotografieren – ein Regal nach dem anderen
Öffne die Liste für die jeweilige Zone und fotografiere das Regal. Bei kleineren Regalen reicht eine Aufnahme von vorne. Bei größeren Regalen machst du mehrere Bilder mit leichter Überlappung – die App entfernt automatisch Duplikate, wenn ein Code auf zwei Fotos auftaucht.
Du wirst überrascht sein, wie schnell eine Liste wächst. Ein durchschnittlich gefülltes Regal mit 40–60 Artikeln ist in wenigen Sekunden komplett erfasst – inklusive Sortierung und Dublettencheck.
Schritt 4: Mengen anpassen
Die App zählt jeden sichtbaren Code einmal. Wenn von einem Artikel mehrere Exemplare hintereinander im Regal stehen und nur die vorderste Packung sichtbar ist, musst du die Menge manuell anpassen. In Scan2List geht das direkt in der Listenansicht: Position antippen, Stückzahl eingeben, fertig.
Tipp: Bei stapelbaren Artikeln (Konserven, Bücher, Tonträger) fotografierst du das Regal seitlich, dann sind alle Exemplare sichtbar. Bei Kleidung empfiehlt sich der Blick auf das aufgehängte Größenetikett.
Schritt 5: Export und Soll-Ist-Abgleich
Sind alle Zonen erfasst, exportierst du die Listen als CSV oder TSV. Excel, Apple Numbers, Google Sheets und alle gängigen Warenwirtschaftssysteme können diese Formate direkt importieren. Erstelle in deiner Tabelle eine Pivot-Auswertung oder nutze die SVERWEIS-Funktion, um Ist- und Soll-Bestand abzugleichen.
Abweichungen werden so sofort sichtbar – und du hast eine saubere Dokumentation für deine Buchhaltung und für die nächste Inventur.
Was du noch wissen solltest
Für die handelsrechtliche Inventur (§ 240 HGB) ist die Form der Erfassung nicht vorgeschrieben – wichtig sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Dokumentation. Eine per Scan2List erstellte CSV-Liste mit Datum, Zone und erkannten EAN-Codes erfüllt diese Anforderungen genauso wie eine handschriftliche Strichliste. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater.
Wenn du mehrere Mitarbeiter parallel erfassen lässt, vereinbart vorher, wer welche Zone übernimmt. Da Scan2List komplett offline auf jedem iPhone läuft, könnt ihr im Anschluss die CSV-Dateien einfach zusammenführen.
Bereit, deine nächste Inventur in einem Bruchteil der Zeit zu erledigen?