In fast jedem Verein türmt sich über die Jahre Material: Bälle und Trikots im Sportverein, Schläuche und Helme bei der Feuerwehr, Notenständer und Instrumente im Musikverein, Zelte und Kocher bei der Jugendgruppe. Meist weiß nur eine Person, was es alles gibt – und wenn die aufhört, beginnt das Rätselraten. Dazu kommt: Auch kleine und gemeinnützige Vereine sind verpflichtet, ihr Vermögen in einem Verzeichnis zu führen; fehlt das, kann im schlimmsten Fall die Gemeinnützigkeit in Frage stehen. Ein einfaches, mit dem Handy gepflegtes Inventar löst beide Probleme auf einmal.

So baust du das Vereins-Inventar auf

1. Etiketten erzeugen: Lege dir mit dem Barcode-Etiketten-Generator fortlaufende Inventar-Nummern an. Für Bezeichnungen mit Kürzel (etwa „TROMPETE-04″) eignet sich Code 128, für reine Nummern ein einfacher Strichcode.
2. Gegenstände auszeichnen: Klebe je ein Etikett auf Koffer, Geräte, Kisten oder Ständer. Bei empfindlichem Material kannst du die Etiketten laminieren oder mit Klarsichtklebeband überziehen.
3. Erfassen per Foto: Fotografiere ein Regal oder einen Lagerraum mit Scan2List – die App liest alle sichtbaren Codes auf einmal aus, statt dass du jeden Gegenstand einzeln eintippst.
4. Liste ergänzen: Exportiere die erfassten Codes als CSV und ergänze Bezeichnung, Standort und Wert. So entsteht ohne großen Aufwand euer Anlagenverzeichnis.
5. Einmal jährlich gegenscannen: Zur jährlichen Bestandsaufnahme reicht ein Rundgang mit ein paar Fotos. Was fehlt, fällt beim Abgleich sofort auf.

Wer hat’s? Leihgaben im Blick behalten

Der häufigste Frust im Verein: Material wird mit nach Hause genommen und taucht nie wieder auf. Ergänze deine Liste deshalb um eine Spalte „ausgeliehen an“ und „Datum zurück“. Wenn ein Mitglied etwas mitnimmt, hältst du die Inventar-Nummer plus Namen fest. Beim nächsten Scan-Rundgang siehst du sofort, was unterwegs ist und bei wem. Das ersetzt die ewige Zettelwirtschaft und macht die Übergabe an einen neuen Materialwart deutlich leichter.

Welche Spalten gehören in die Inventarliste?

• Inventar-Nummer – der Barcode auf dem Etikett
• Bezeichnung – was es ist (z. B. „Zelt 4-Personen“)
• Standort – Lager, Vereinsheim, Schrank A
• Anschaffung & Wert – Datum und Kaufpreis, wichtig fürs Anlagenverzeichnis
• Zustand – neu / gut / reparaturbedürftig
• Ausgeliehen an / zurück am – für den Verleih

Eine fertige Struktur mit Soll-Ist-Vergleich findest du in unserer Anleitung Inventurliste erstellen. Speziell auf kleine Organisationen geht der Ratgeber Inventur für Vereine, Gastro und kleine Lager ein.

Eigene Nummern statt Hersteller-Barcodes

Vereinsmaterial hat selten einen aufgedruckten Handels-Barcode – und wenn, dann tragen mehrere gleiche Bälle denselben Code. Für ein Inventar brauchst du eindeutige, eigene Nummern. Die erzeugst du dir am einfachsten selbst; der Etiketten-Generator vergibt auf Wunsch fortlaufende, eindeutige Codes. Hintergründe zu Nummernkreisen und Prüfziffern findest du im GTIN-Ratgeber und im EAN-Prüfziffer-Rechner.