Anwendungsfall
Ladeliste für Event, Tour und Messe
Du bist für Technik, Bühne oder den Messestand zuständig? Mit der Vorlage legst du die Ladeliste an, verteilst alles auf Cases und druckst Etiketten. Beim Aufbau und vor allem beim Abbau fotografierst du jedes Case mit der App Scan2List und siehst, was fehlt.
Wo stehst du?
Je nachdem, was du schon hast, brauchst du die Vorlage gar nicht oder nur für einen Teil.
Weg A
Liste ist fertig
Deine Packliste ist komplett, dann lädst du sie direkt in die App.
Weg B
Liste muss ergänzt werden
Für die nächste Veranstaltung kommen noch Geräte oder Cases dazu.
Weg D
Noch keine Liste
Hat deine Technik Inventaretiketten, fotografierst du sie einfach. Sonst nimmst du die Vorlage unten.
Deine Ladeliste
Lade die Vorlage herunter oder nimm eine vorhandene Liste aus Excel. Trag bei jedem Teil das Case ein, in das es gehört.
| Code | Bezeichnung | Anzahl | Case | Gewerk | Wert (€) | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LI-0001 | LED-Bar 1 m | 6 | L1 | Licht | 450 | |
| LI-0002 | DMX-Kabel 10 m | 10 | L1 | Licht | 20 | |
| TON-0001 | Mischpult | 1 | T1 | Ton | 4500 | |
| Rollup-Banner Kunde | 2 | Truck | Messestand | 120 |
Die Vorlage füllst du in Excel, Numbers oder Google Sheets aus. Im Generator erstellst du danach Codes und Etiketten und speicherst die Liste für die App.
So geht’s
Nach einer Veranstaltung muss es schnell gehen: Die Halle wird geräumt, der Truck wartet, alle sind müde. Genau dann bleibt ein Funkmikrofon im Pult liegen oder ein Kabel unter der Bühne. Mit Scan2List legst du vorher fest, was in welches Case gehört. Beim Abbau fotografierst du jedes Case einmal und siehst sofort, was noch fehlt, bevor der Truck losfährt.
am Computer
1. Liste anlegen
Nimm die Vorlage oder lade eine vorhandene Liste in den Generator. Trag alles ein, was mitfährt: Licht, Ton, Video, Strom, Rigging oder die Teile für den Messestand. In der Spalte „Gewerk“ ordnest du jedes Teil einer Abteilung zu, in der Spalte „Case“ dem Case, in dem es transportiert wird, zum Beispiel L1 für das erste Licht-Case. Gleiche Teile wie LED-Bars oder Kabel trägst du einmal mit der Anzahl ein. Große Teile, die lose im Truck stehen, bekommen einen eigenen Bereich wie „Truck“.
am Computer
2. Etiketten drucken
Eigene oder gemietete Technik hat oft schon Inventarnummern mit Barcode. Die fotografierst du einfach mit. Für alles andere klickst du im Generator auf „Codes erstellen“ und wählst ein Kürzel, zum Beispiel LI- für Licht. Zusätzlich druckst du große Etiketten für die Cases. Außen am Case helfen sie beim Laden, und auf dem Foto zeigen sie, welches Case du gerade prüfst.
am Computer auf dem iPhone
3. Liste aufs iPhone bringen
Speicher die Liste im Generator mit „CSV speichern“, oder speicher die ausgefüllte Vorlage als CSV. Schick die Datei an dein iPhone, per AirDrop, als Mail an dich selbst oder über iCloud Drive. In Scan2List tippst du unten auf „Inventur“, dann auf „Inventur starten“ und „Liste laden“. Für jedes Case entsteht automatisch ein Bereich. Die Liste ist jetzt für Aufbau und Abbau bereit.
auf dem iPhone
4. Beim Abbau jedes Case fotografieren
Wähl unter „Scannt in“ das Case, das vor dir steht, öffne es und fotografiere es von oben. Die App erkennt alle Etiketten auf einmal und zählt gleiche Teile mit. Liegt etwas nicht im Case, etwa ein Kabel, das noch aufgerollt wird, holst du es mit dem Live-Scan nach. Ein Case dauert so nur ein paar Sekunden.
auf dem iPhone
5. Sehen, was fehlt
Im Tab „Inventur“ siehst du, was fehlt und in welches Case es gehört, zum Beispiel „DMX-Kabel 10 m, gehört in L1“. Unter „Andere Menge“ steht, wo die Anzahl nicht stimmt, etwa wenn nur fünf von sechs LED-Bars im Case liegen. So suchst du gezielt, solange noch alle in der Halle sind. Beim nächsten Event tippst du auf „Neue Prüfung“, und die Liste bleibt.
Was dir das bringt
Du merkst noch in der Halle, wenn etwas fehlt, und nicht erst beim nächsten Aufbau oder wenn der Verleih eine Rechnung schickt. Jedes Case ist in Sekunden geprüft, auch wenn es voll ist, und du musst keine Strichliste führen. Für eine Tour legst du die Liste einmal an und prüfst nach jeder Station neu. Vorlage, Generator und App sind kostenlos und funktionieren in der Halle auch ohne Internet.
Fragen
Muss ich gemietete Technik neu bekleben?
Nein. Barcodes, die schon draufkleben, fotografierst du einfach mit.
Funktioniert das auch für einen Messestand?
Ja. Statt Licht und Ton trägst du Theke, Rückwand, Prospektständer und Deko ein und verteilst sie auf Kisten. Der Ablauf ist derselbe.
Brauche ich in der Halle Internet?
Nein. Die App erkennt die Barcodes direkt auf dem iPhone.
Kostet das etwas?
Die Vorlage und der Generator sind kostenlos. Die App ist auch kostenlos, sie zeigt Werbung. Mit Pro ist die Werbung weg.
Hinweis: Das Ergebnis ist nur so genau wie deine Liste, deine Etiketten und deine Fotos. Wir übernehmen keine Gewähr. Scan2List ersetzt keine vereinbarte Prüfung, zum Beispiel mit einem Verleih oder einer Versicherung, und keine Rechts- oder Steuerberatung. Mehr dazu im Impressum.