Ratgeber · Grundlagen
Inventurdifferenzen: Ursachen, Berechnung und wie du sie vermeidest
Laut Warenwirtschaft liegen 48 Stück im Regal, gezählt hast du 41. Die Lücke ist eine Inventurdifferenz. Hier steht, wie du sie berechnest, woher sie kommt und wie du sie kleiner machst.
Das Wichtigste im Überblick
- Eine Inventurdifferenz ist der Unterschied zwischen dem Buchbestand (Soll) und dem gezählten Bestand (Ist).
- Minusdifferenzen (Ist kleiner als Soll) entstehen oft durch Diebstahl, Bruch, Verderb oder Entnahmen, die nicht gebucht wurden. Plusdifferenzen deuten meist auf Buchungsfehler hin.
- Ein großer Teil der Differenzen sind keine echten Verluste, sondern Fehler beim Erfassen und Buchen: beim Wareneingang, an der Kasse oder beim Zählen selbst.
- Nach der Inventur wird der Buchbestand auf den gezählten Bestand korrigiert. Große Differenzen solltest du prüfen und die Ursache festhalten.
Was sind Inventurdifferenzen?
Bei jeder Inventur vergleichst du zwei Zahlen: den Buchbestand, den deine Warenwirtschaft aus Zu- und Abgängen errechnet, und den Ist-Bestand, den du tatsächlich zählst. Stimmen beide nicht überein, ist das eine Inventurdifferenz. Maßgeblich für Bilanz und Inventar ist immer der gezählte Ist-Bestand.
Differenzen fallen bei beiden Inventurverfahren auf: bei der Stichtagsinventur einmal im Jahr, bei der permanenten Inventur laufend bei jeder Teilzählung.
Wie berechnest du die Inventurdifferenz?
Die Formel ist einfach: Inventurdifferenz = Ist-Bestand minus Soll-Bestand. Ein negatives Ergebnis ist eine Minusdifferenz, ein positives eine Plusdifferenz. Für den Wert multiplizierst du die Mengendifferenz mit dem Einkaufspreis des Artikels.
| Artikel | Soll | Ist | Differenz | EK-Preis | Wert |
|---|---|---|---|---|---|
| Kabel USB-C 1 m | 48 | 41 | −7 | 2,10 € | −14,70 € |
| Akkuschrauber X | 12 | 12 | 0 | 89,00 € | 0,00 € |
| Schrauben 4×40 (100er) | 30 | 33 | +3 | 3,50 € | +10,50 € |
Um Jahre zu vergleichen, setzt du die Summe der Minusdifferenzen ins Verhältnis zum Umsatz oder zum Warenbestand. Beispiel: 1.200 € Minusdifferenz bei 80.000 € Umsatz sind 1,5 %. So siehst du, ob es von Jahr zu Jahr besser wird.
Soll und Ist vergleichen: mit der App oder in Excel
Mit der App: Exportiere den Buchbestand aus deiner Warenwirtschaft als CSV mit den Spalten EAN und Menge und lade ihn in den Inventur-Modus von Scan2List. Während du die Regale fotografierst, zeigt die App, was fehlt, wo die Menge nicht stimmt und was nicht auf der Liste steht. Über „Ergebnis teilen“ bekommst du eine Tabelle mit Soll, Ist und Differenz. So geht die Inventur mit der App ›
In Excel: Wenn du die Liste lieber selbst abgleichst, geht das so:
- Exportiere den Buchbestand als CSV mit den Spalten EAN und Menge.
- Erfasse den Ist-Bestand, etwa mit Scan2List per Foto, und exportiere die Zählliste ebenfalls als CSV.
- Lege beide Listen in eine Excel-Datei auf zwei Tabellenblätter.
- Hole im Soll-Blatt die gezählte Menge per XVERWEIS (oder SVERWEIS) über die EAN aus dem Ist-Blatt. Nicht gefundene Artikel setzt du auf 0.
- Berechne in einer neuen Spalte Ist minus Soll und sortiere nach der größten Abweichung.
- Prüfe zusätzlich, welche gezählten EANs im Soll gar nicht vorkommen. Das sind oft falsch angelegte Artikel.
Was sind die häufigsten Ursachen?
Echte Warenverluste
- Diebstahl durch Kundschaft oder Personal
- Bruch, Beschädigung, Verderb, abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum
- Eigenverbrauch und Proben, die nicht gebucht wurden
- Schwund durch Verdunstung, Austrocknung oder beim Abfüllen, zum Beispiel bei Getränken oder Schüttgut
Fehler beim Buchen und Erfassen
- Wareneingang ohne Prüfung gebucht: Der Lieferschein sagt 50, geliefert wurden 45
- Falscher Artikel an der Kasse gescannt, etwa eine andere Farbe oder Größe
- Retouren, Umlagerungen oder Ersatzlieferungen nicht gebucht
- Artikel doppelt angelegt oder Einheiten verwechselt, zum Beispiel Stück und Packung
- Zählfehler bei der Inventur: Bereiche doppelt gezählt, Ware übersehen, Zahlen falsch abgeschrieben
Wie hoch sind Inventurdifferenzen normalerweise?
Das hängt stark von der Branche ab. Im Einzelhandel werden oft Differenzen von etwa ein bis zwei Prozent des Umsatzes genannt. Bei Lebensmitteln mit Verderb kann es mehr sein, in einer Werkstatt mit wenig Kundenkontakt deutlich weniger. Wichtiger als ein Branchenwert ist der Verlauf in deinem eigenen Betrieb: Wird die Quote von Jahr zu Jahr kleiner, bist du auf dem richtigen Weg.
Was tust du nach der Inventur mit den Differenzen?
- Sortieren: Ordne alle Differenzen nach Wert. Die größten zuerst, Kleinkram später.
- Nachzählen: Zähle auffällige Artikel noch einmal, solange die Inventur frisch ist. Oft ist es ein Zählfehler.
- Belege prüfen: Sieh dir die letzten Wareneingänge, Verkäufe, Retouren und Umlagerungen des Artikels an. Vergleiche mit ähnlichen Varianten, denn Plus und Minus bei Geschwisterartikeln zeigen oft eine Verwechslung.
- Festhalten und korrigieren: Notiere die Ursache, soweit du sie findest, und lass den Buchbestand auf den Ist-Bestand korrigieren.
Wie vermeidest du Inventurdifferenzen? 7 Maßnahmen
- Wareneingang prüfen: Gelieferte Menge gegen den Lieferschein zählen, bevor gebucht wird.
- Barcodes statt Handschrift: Wer Artikelnummern abschreibt, macht Fehler. Erfasse per Scan. Mehrere Codes pro Foto sparen Zeit bei großen Lieferungen.
- Klare Einheiten: Lege pro Artikel fest, ob in Stück, Packung oder Karton gezählt wird.
- Entnahmen dokumentieren: Eigenverbrauch, Muster und Bruch sofort ausbuchen.
- Bereiche sauber trennen: Bei der Zählung jeden Bereich klar abgrenzen und abhaken. Am besten eine Liste pro Bereich.
- Häufiger zählen: Kurze Teilinventuren bei schnell drehenden oder oft gestohlenen Artikeln decken Probleme früher auf.
- Differenzen auswerten: Nicht nur korrigieren, sondern nach Artikel, Warengruppe und Bereich ansehen. Häufen sich Differenzen an einer Stelle, liegt die Ursache meist dort.
Wie werden Inventurdifferenzen gebucht?
Nach der Inventur wird der Buchbestand an den Ist-Bestand angepasst. Je nach Kontenrahmen und Buchungsmethode geschieht das als Bestandsveränderung oder über eigene Aufwands- oder Ertragskonten. Wie das in deinem Betrieb richtig gebucht wird, legst du mit deiner Steuerberatung fest.
Alle Angaben hier sind allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung und nicht rechtlich bindend. Was genau für deinen Betrieb gilt, prüfst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Sind Plusdifferenzen gut?
Nicht unbedingt. Mehr Ware als gebucht deutet meist auf Fehler hin, etwa nicht gebuchte Wareneingänge oder falsch gescannte Artikel. Plus- und Minusdifferenzen bei ähnlichen Artikeln heben sich oft auf und zeigen eine Verwechslung.
Wie finde ich die Ursache einer Differenz?
Prüfe die letzten Bewegungen des Artikels: Wareneingänge, Verkäufe, Retouren und Umlagerungen. Zähle den Artikel nach, solange die Inventur noch frisch ist, und vergleiche mit ähnlichen Varianten.
Muss ich Inventurdifferenzen dokumentieren?
Die gezählten Mengen und die Korrektur des Buchbestands gehören zu deinen Inventurunterlagen. Es hilft außerdem, große Differenzen mit Ursache kurz zu notieren. So erkennst du im nächsten Jahr, ob sich etwas gebessert hat. Was genau aufbewahrt werden muss, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Kann eine App Inventurdifferenzen verhindern?
Eine App verhindert keinen Diebstahl. Sie verringert aber Zähl- und Abschreibfehler. Mit dem Inventur-Modus von Scan2List siehst du Differenzen schon beim Zählen und kannst sofort nachzählen. Dann zeigt die Differenz echte Verluste und nicht Fehler beim Erfassen. So geht die Inventur mit der App ›