Inventurliste erstellen: Vorlage & Anleitung
So baust du in fünf Minuten eine saubere Inventurliste in Excel oder Google Sheets – mit automatischem Soll-Ist-Abgleich. Zum Nachbauen mit Spaltenvorlage.
Eine gute Inventurliste muss nicht kompliziert sein. Sie braucht genau fünf Spalten: eine Position, den Barcode, eine Bezeichnung, den Soll-Bestand und den Ist-Bestand. Die Differenz rechnet die Tabelle selbst aus. Hier ist die komplette Struktur, die du direkt in Excel, Apple Numbers oder Google Sheets übernehmen kannst.
Die Vorlage im Überblick
| Pos. | Barcode (EAN/UPC) | Artikelbezeichnung | Soll | Ist | Differenz |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 4006381333931 | Beispielartikel A | 50 | 48 | −2 |
| 2 | 4250214101743 | Beispielartikel B | 30 | 30 | 0 |
| 3 | … | … | … | … | =Ist−Soll |
Die Beispiel-Barcodes dienen nur zur Veranschaulichung. Ersetze sie durch deine eigenen Werte.
In 4 Schritten selbst gebaut
- Spaltenköpfe anlegen: In Zeile 1 schreibst du: Pos., Barcode, Artikelbezeichnung, Soll, Ist, Differenz.
- Differenz-Formel eintragen: In die erste Differenz-Zelle (z. B. F2) schreibst du
=E2-D2und ziehst sie nach unten. Negative Werte zeigen Fehlbestände. - Summenzeile ergänzen: Unter der Tabelle
=SUMME(F2:F100)– so siehst du die Gesamtabweichung auf einen Blick. - Barcode-Spalte als Text formatieren: Wichtig, damit Excel lange EAN-Nummern nicht in wissenschaftliche Notation umwandelt (z. B. 4,00638E+12). Spalte markieren → Format → Text.
Die Barcodes automatisch befüllen
Der mühsamste Teil ist das Abtippen der Barcodes. Genau das nimmt dir Scan2List ab: Du fotografierst das Regal, die App erkennt alle Codes auf einmal und exportiert sie als CSV. Diese CSV öffnest du direkt in deiner Tabelle – die Barcode-Spalte ist damit in Sekunden gefüllt, statt jede Nummer von Hand einzutippen.
Tipp: Den Abgleich in Excel kannst du dir sparen, wenn du die Liste vorher in den Inventur-Modus von Scan2List lädst. Dann vergleicht die App schon beim Fotografieren und zeigt dir, was fehlt, wo die Menge nicht stimmt und was nicht auf der Liste steht. So geht die Inventur mit der App ›
Den kompletten Ablauf von der Vorbereitung bis zum Abgleich beschreibt unsere Inventur-Anleitung in 5 Schritten. Wenn du wissen willst, welche Barcode-Typen dabei erkannt werden, hilft der Barcode-Vergleich.
Tipps für eine saubere Inventurliste
- Pro Bereich oder Regal eine eigene Liste – das erleichtert die spätere Zuordnung.
- Datum, Bereich und Verantwortlichen im Kopf der Tabelle notieren – wichtig für die Nachvollziehbarkeit bei der handelsrechtlichen Inventur.
- Differenzen sofort prüfen, solange du noch vor Ort bist – so kannst du Zählfehler direkt korrigieren.
- Die fertige Liste als PDF archivieren, damit sie unveränderbar dokumentiert ist.
Die Barcode-Spalte automatisch befüllen statt abtippen.
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