Ratgeber · Vorlage
Inventarliste Vorlage: Kostenlos für Excel (mit Hausrat-Blatt)
Lade dir die Vorlage herunter, trage deine Gegenstände ein – fertig. Für Büro, Werkstatt, Verein oder Schule und als Hausrat-Liste für die Versicherung.
Inventarliste-Vorlage herunterladen (Excel, .xlsx) – kostenlos, ohne Anmeldung. Funktioniert in Excel, Numbers, Google Sheets und LibreOffice.
Was ist eine Inventarliste?
Eine Inventarliste ist ein Verzeichnis aller Gegenstände, die einem Betrieb, einem Verein oder einem Haushalt gehören – mit Angaben dazu, wo sie stehen, was sie gekostet haben und in welchem Zustand sie sind. Typisch sind Geräte, Möbel, Werkzeuge, IT-Ausstattung und Fahrzeuge, also Dinge, die länger genutzt werden.
Davon zu unterscheiden ist die Inventurliste: Sie dient zum Zählen von Waren und Vorräten bei der Inventur, etwa zum Jahresende. Wenn du Lagerbestände zählen willst, ist der Leitfaden Inventurliste erstellen der richtige Einstieg.
Was ist in der Vorlage enthalten?
Die Excel-Datei hat drei Tabellenblätter:
- Inventarliste für Betrieb, Verein, Schule oder Praxis, mit Auswahlliste für den Zustand und Formatierung für Datum und Euro-Beträge
- Hausrat für den privaten Haushalt, sortiert nach Raum, mit Spalten für Kaufbeleg und Foto
- Anleitung mit kurzen Hinweisen zum Ausfüllen
Spalten im Blatt „Inventarliste“
| Spalte | Wofür? |
|---|---|
| Inventar-Nr. | Eindeutige Nummer pro Gegenstand, z. B. INV-0001. Am besten auch als Etikett auf dem Gerät. |
| Bezeichnung, Kategorie | Was ist es, und zu welcher Gruppe gehört es (IT, Werkzeug, Möbel …)? |
| Standort / Raum | Wo steht oder liegt der Gegenstand? |
| Hersteller, Modell, Seriennummer | Wichtig für Garantie, Wartung, Diebstahlanzeige |
| Barcode / EAN | Für die schnelle Erfassung per Scan |
| Anzahl | Bei gleichartigen Gegenständen, z. B. 12 Stühle |
| Anschaffungsdatum und -wert | Grundlage für Abschreibung und Versicherung |
| Zustand | Auswahl: Neu, Gut, Gebraucht, Reparaturbedürftig, Defekt, Ausgemustert |
| Verantwortlich, Bemerkung | Wer hat das Gerät? Was muss man wissen? |
Anleitung: Inventarliste in 5 Schritten anlegen
- Bereiche festlegen: Gehe Raum für Raum vor – Büro, Lager, Werkstatt, Fahrzeuge. Jeder Raum ist ein Wert in der Spalte „Standort“.
- Inventarnummern vergeben: Vergib fortlaufende Nummern und klebe sie als Barcode-Etikett auf die Gegenstände. Passende Etiketten erstellst du mit dem kostenlosen Barcode-Etiketten-Generator – auch automatisch durchnummeriert.
- Erfassen: Trage die Gegenstände ein. Schneller geht es per Handy: Mit Scan2List fotografierst du mehrere Etiketten oder Produkt-Barcodes auf einmal, die App liest alle Codes aus, und du exportierst die Liste als CSV.
- In die Vorlage übernehmen: Öffne die CSV und kopiere die Spalte mit den Codes in die Spalte „Inventar-Nr.“ oder „Barcode / EAN“. Ergänze dann Bezeichnung, Wert und Zustand.
- Aktuell halten: Prüfe die Liste mindestens einmal im Jahr. Neue Anschaffungen kommen sofort dazu, ausgemusterte Geräte bekommen den Zustand „Ausgemustert“, statt gelöscht zu werden.
Inventarliste für die Hausratversicherung
Nach einem Einbruch, Brand oder Wasserschaden musst du der Versicherung nachweisen, was vorhanden war und welchen Wert es hatte. Eine Hausrat-Liste mit Kaufdatum, Kaufpreis und Fotos macht das deutlich einfacher. So gehst du vor:
- Gehe jeden Raum durch und trage wertvollere Gegenstände ins Blatt „Hausrat“ ein.
- Fotografiere jeden Raum aus mehreren Blickwinkeln und wertvolle Stücke einzeln, Seriennummern inklusive.
- Bewahre Kaufbelege digital auf und vermerke in der Liste, ob ein Beleg vorhanden ist.
- Speichere Liste und Fotos nicht nur zu Hause, sondern zusätzlich in einer Cloud oder bei Angehörigen. Sonst sind sie im Schadensfall mit verloren.
- Aktualisiere die Liste nach größeren Anschaffungen und prüfe dabei, ob die Versicherungssumme noch passt.
Ziehst du gerade um? Dann lässt sich die Hausrat-Liste gut mit der Kartonliste verbinden – siehe Umzug: Kartons und Inventar mit dem Handy erfassen.
Tipps für eine gute Inventarliste
- Eine Nummer pro Gegenstand: Nur so kannst du Geräte eindeutig zuordnen, auch wenn es mehrere gleiche gibt.
- Seriennummern immer erfassen: Sie sind bei Diebstahl, Garantie und Reparatur entscheidend.
- Standort konsequent pflegen: Eine Liste, in der nicht steht, wo etwas ist, hilft im Alltag kaum.
- Nichts löschen: Ausgemusterte Gegenstände markieren statt löschen. So bleibt nachvollziehbar, was mit einem Gerät passiert ist.
- Für Vereine: Hinweise speziell für Vereinsausrüstung findest du unter Vereins-Ausrüstung erfassen.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Inventarliste?
Mindestens eine eindeutige Nummer, die Bezeichnung, der Standort, die Anzahl und der Zustand. Für Versicherung und Buchhaltung kommen Anschaffungsdatum, Anschaffungswert und Seriennummer dazu.
Was ist der Unterschied zwischen Inventarliste und Inventurliste?
Die Inventarliste verzeichnet dauerhaft vorhandene Gegenstände wie Geräte und Möbel. Die Inventurliste ist eine Zählliste für Waren und Vorräte bei der Inventur, etwa zum Jahresende.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Die Excel-Vorlage ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Du kannst sie für private und berufliche Zwecke verwenden und an deine Bedürfnisse anpassen.
Kann ich die Vorlage in Google Sheets nutzen?
Ja. Lade die Datei in Google Drive hoch und öffne sie mit Google Sheets. Auswahllisten und Formatierungen werden übernommen.
Wie erfasse ich viele Gegenstände schnell?
Klebe Barcode-Etiketten mit Inventarnummern auf die Gegenstände und scanne sie mit einer App wie Scan2List. Die App erkennt mehrere Codes auf einem Foto und exportiert die Liste als CSV, die du in die Vorlage einfügst.