Ratgeber · Grundlagen
Permanente Inventur: Definition, Voraussetzungen & Ablauf
Statt einmal im Jahr alles zu zählen, verteilst du die Zählung über das ganze Geschäftsjahr. Das entlastet den Jahreswechsel – setzt aber eine saubere Bestandsfortschreibung voraus.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei der permanenten Inventur wird der Bestand laufend in einer Lagerbuchführung fortgeschrieben. Den Bestand zum Bilanzstichtag liest du aus dieser Fortschreibung ab, statt am Stichtag alles zu zählen.
- Rechtsgrundlage ist § 241 Abs. 2 HGB. Jeder Artikel muss trotzdem mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt werden – der Zeitpunkt ist frei wählbar.
- Voraussetzung ist eine belegmäßige Erfassung aller Zu- und Abgänge nach Artikel, Menge und Datum. Ohne Warenwirtschaft oder Lagerbuch ist die permanente Inventur nicht zulässig.
- Für Waren mit unkontrollierbarem Schwund (z. B. Verderb, Verdunstung) und besonders wertvolle Güter ist sie in der Regel nicht geeignet.
Was ist eine permanente Inventur?
Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Ergebnis ist das Inventar – das Verzeichnis, das Kaufleute nach § 240 HGB zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres aufstellen müssen.
Die klassische Variante ist die Stichtagsinventur: Am 31. Dezember (bzw. am Ende des Geschäftsjahres) wird der ganze Laden gezählt. Die permanente Inventur ist ein Inventurvereinfachungsverfahren. Der Bestand ergibt sich aus der laufenden Fortschreibung im Lager- oder Warenwirtschaftssystem. Gezählt wird trotzdem, aber verteilt über das Jahr: im März Regal A, im Juni Regal B, im Oktober das Außenlager. Jede Zählung dient dazu, den Buchbestand mit dem tatsächlichen Bestand abzugleichen und zu korrigieren.
Voraussetzungen nach HGB und Steuerrecht
Damit die Fortschreibung als Inventur anerkannt wird, müssen nach § 241 Abs. 2 HGB und den Einkommensteuer-Richtlinien (R 5.3 EStR) im Wesentlichen diese Bedingungen erfüllt sein:
- Lückenlose Bestandsfortschreibung: Alle Zu- und Abgänge werden einzeln nach Tag, Art und Menge erfasst – und zwar belegmäßig (Lieferschein, Rechnung, Entnahmeschein, Kassenbeleg).
- Mindestens eine körperliche Aufnahme pro Geschäftsjahr: Jeder Artikel wird einmal im Jahr tatsächlich gezählt. Wann genau, kannst du selbst festlegen.
- Abgleich und Korrektur: Weicht der gezählte Bestand vom Buchbestand ab, wird der Buchbestand berichtigt. Die Abweichungen nennt man Inventurdifferenzen.
- Dokumentation: Über jede Zählung gibt es ein Protokoll mit Datum, Zählbereich, gezählten Mengen und Unterschrift der zählenden Personen. Diese Unterlagen sind aufzubewahren.
Für Bestände, bei denen unkontrollierbare Abgänge auftreten – etwa durch Schwund, Verdunsten oder Verderben – sowie für besonders wertvolle Wirtschaftsgüter ist die permanente Inventur in der Regel nicht zulässig. Ob ein Verfahren in deinem konkreten Fall anerkannt wird, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Permanente Inventur vs. Stichtagsinventur
| Kriterium | Permanente Inventur | Stichtagsinventur |
|---|---|---|
| Zählzeitpunkt | Beliebig, verteilt übers Jahr | Am Bilanzstichtag (± 10 Tage) |
| Aufwand am Jahresende | Gering | Hoch, oft Betriebsschließung |
| Voraussetzung | Lagerbuchführung / WaWi | Keine besondere |
| Fehlerrisiko | Niedriger, Zählung in ruhigen Phasen | Höher, Zeitdruck und Müdigkeit |
| Geeignet für | Händler, Lager, E-Commerce mit WaWi | Kleine Betriebe ohne Fortschreibung |
Daneben gibt es die zeitlich vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur (§ 241 Abs. 3 HGB) und die Stichprobeninventur mit mathematisch-statistischen Verfahren (§ 241 Abs. 1 HGB). Für die meisten kleinen Betriebe sind aber Stichtags- und permanente Inventur die beiden relevanten Optionen.
Vorteile und Nachteile
Vorteile
- Kein Zähl-Marathon zwischen den Feiertagen, kein Ladenschluss zur Inventur.
- Zählungen in ruhigen Wochen sind genauer – weniger Zeitdruck, weniger Zählfehler.
- Fehler in der Buchführung (falsche Lieferscheine, nicht gebuchte Entnahmen) fallen früher auf, nicht erst am Jahresende.
- Der Bestand ist das ganze Jahr über aktuell – hilfreich für Nachbestellungen und Liquiditätsplanung.
Nachteile
- Ohne Lagerbuchführung oder Warenwirtschaft geht es nicht.
- Jede Warenbewegung muss gebucht werden. Disziplin im Alltag ist Pflicht.
- Du brauchst einen Zählplan, damit wirklich jeder Artikel einmal im Jahr erfasst wird.
So läuft eine permanente Inventur in der Praxis ab
- Zählbereiche festlegen: Teile Lager und Verkaufsfläche in Bereiche auf (Regal, Fach, Lagerplatz). Jeder Bereich bekommt einen Zähltermin im Jahresplan.
- Buchbestand exportieren: Exportiere vor der Zählung den Sollbestand des Bereichs aus deiner Warenwirtschaft als CSV oder Excel-Liste.
- Zählen: Erfasse die Artikel des Bereichs. Mit Scan2List fotografierst du ein Regal und die App liest alle sichtbaren Barcodes eines Fotos auf einmal aus. Mengen passt du pro Position an.
- Abgleichen: Exportiere die Zählliste als CSV und vergleiche sie in Excel oder Google Sheets mit dem Sollbestand, zum Beispiel per SVERWEIS bzw. XVERWEIS über die EAN.
- Differenzen klären und buchen: Prüfe größere Abweichungen (Fehlbuchung, Diebstahl, falsch zugeordnete Lieferung) und korrigiere den Buchbestand.
- Protokollieren und archivieren: Speichere Zählliste, Abgleich und unterschriebenes Protokoll. So ist die Zählung später nachvollziehbar.
Tipp: Den Abgleich in Excel kannst du dir sparen, wenn du die Liste vorher in den Inventur-Modus von Scan2List lädst. Dann vergleicht die App schon beim Fotografieren und zeigt dir, was fehlt, wo die Menge nicht stimmt und was nicht auf der Liste steht. So geht die Inventur mit der App ›
Wichtig: Scan2List ist eine Erfassungs-App, keine Lagerbuchführung. Den fortgeschriebenen Bestand liefert dein Warenwirtschaftssystem. Die App übernimmt den Teil, der sonst am meisten Zeit kostet: das Zählen und Abschreiben der Artikelnummern. Wie du eine Zählliste sauber aufbaust, zeigt der Leitfaden Inventurliste erstellen.
Für wen lohnt sich die permanente Inventur?
Sie lohnt sich vor allem für Betriebe, die ohnehin mit einer Warenwirtschaft arbeiten: Online-Händler mit JTL-Wawi, Shopify oder WooCommerce, Fachhändler mit Kassensystem, kleine Großhändler. Wer dagegen keine laufende Bestandsführung hat – etwa ein kleiner Verein oder ein Café mit Getränkelager – fährt mit einer gut vorbereiteten Stichtagsinventur meist einfacher. Tipps dafür findest du im Guide Inventur für Vereine, Gastro & kleine Lager.
Häufige Fragen
Wie oft muss bei der permanenten Inventur gezählt werden?
Jeder Artikel muss mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich gezählt werden. Der Zeitpunkt ist frei wählbar, es müssen also nicht alle Artikel am selben Tag gezählt werden.
Ist die permanente Inventur Pflicht?
Nein. Sie ist ein zulässiges Vereinfachungsverfahren nach § 241 Abs. 2 HGB. Du kannst stattdessen auch eine Stichtagsinventur durchführen.
Brauche ich für die permanente Inventur eine Software?
Du brauchst eine Lagerbuchführung, in der alle Zu- und Abgänge belegmäßig erfasst werden. In der Praxis ist das fast immer ein Warenwirtschafts- oder Kassensystem. Für das Zählen selbst reicht ein Smartphone mit einer Scanner-App.
Was passiert mit Abweichungen zwischen Zählung und Buchbestand?
Der Buchbestand wird auf den gezählten Ist-Bestand korrigiert. Die Differenz wird als Inventurdifferenz gebucht und sollte bei größeren Abweichungen geklärt und dokumentiert werden.