Ratgeber · Anwendungsfall
IT-Inventar erfassen: Laptops, Monitore & Zubehör per Barcode
Wie viele Laptops hat die Firma, wer nutzt welchen, und wann läuft die Garantie ab? Ein sauberes IT-Inventar beantwortet das in Sekunden – und ist schneller angelegt, als man denkt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein IT-Inventar listet alle Geräte mit Inventarnummer, Seriennummer, Standort, Nutzer und Garantiedaten.
- Am schnellsten geht die Erfassung über Asset-Tags (Barcode-Etiketten mit Inventarnummer) und die Seriennummer-Barcodes der Hersteller.
- Mit Scan2List erfasst du mehrere Geräte oder Kartons auf einem Foto und exportierst die Liste als CSV.
- Für Datenschutz und IT-Sicherheit ist ein aktuelles Inventar Grundlage: Du kannst nur absichern, was du kennst.
Warum ein IT-Inventar wichtig ist
- Überblick: Welche Geräte sind im Einsatz, welche liegen im Schrank, welche sind defekt?
- Zuordnung: Wer hat welchen Laptop, welches Diensthandy? Wichtig beim Onboarding und Offboarding.
- Garantie und Ersatz: Mit Kaufdatum und Seriennummer sind Garantiefälle schnell erledigt und Ersatzbeschaffungen planbar.
- Sicherheit und Datenschutz: Ein verlorenes Gerät kannst du nur sperren und melden, wenn du weißt, dass es existiert und wer es hatte. Für Informationssicherheits-Standards wie ISO 27001 oder den BSI IT-Grundschutz ist ein Inventar der Werte (Asset-Inventar) eine Grundanforderung.
- Buchhaltung: Anschaffungsdatum und -wert werden für Abschreibung und Anlagenverzeichnis gebraucht.
Welche Daten gehören ins IT-Inventar?
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Inventarnummer / Asset-Tag | IT-0107 |
| Gerätetyp | Laptop, Monitor, Dockingstation, Smartphone, Drucker |
| Hersteller und Modell | Hersteller, Modellbezeichnung |
| Seriennummer | Vom Typenschild bzw. Barcode des Herstellers |
| Nutzer / Abteilung | Name oder Team |
| Standort | Büro 2.04, Homeoffice, Lager |
| Kaufdatum und Garantie bis | 03/2025, 03/2028 |
| Anschaffungswert | 1.149 € |
| Status | Im Einsatz, Lager, Reparatur, Ausgemustert |
| Bemerkung | z. B. Zubehör, Software-Lizenzen, Verschlüsselung aktiv |
Eine fertige Excel-Vorlage mit diesen Spalten findest du unter Inventarliste Vorlage.
So erfasst du dein IT-Inventar in 5 Schritten
- Asset-Tags vergeben: Erstelle fortlaufend nummerierte Barcode-Etiketten (z. B. IT-0001 bis IT-0200) mit dem Barcode-Etiketten-Generator. Code 128 eignet sich gut, weil er Buchstaben und Ziffern kodiert.
- Geräte etikettieren: Klebe das Etikett an eine gut zugängliche, aber nicht störende Stelle – etwa auf die Unterseite des Laptops oder die Rückseite des Monitors.
- Erfassen per Foto: Leg mehrere Geräte nebeneinander oder fotografiere einen Stapel originalverpackter Kartons. Scan2List liest alle sichtbaren Codes gleichzeitig aus – Asset-Tags genauso wie die Seriennummer-Barcodes auf Etiketten und Verpackungen.
- Liste zusammenführen: Exportiere die Codes als CSV und ergänze in Excel oder Google Sheets Nutzer, Standort und Garantie.
- Pflegen: Neue Geräte direkt beim Wareneingang erfassen, Rückgaben beim Offboarding abgleichen und einmal im Jahr eine vollständige Prüfung machen.
Tipp: Den Abgleich in Excel kannst du dir sparen, wenn du die Liste vorher in den Inventur-Modus von Scan2List lädst. Dann vergleicht die App schon beim Fotografieren und zeigt dir, was fehlt, wo die Menge nicht stimmt und was nicht auf der Liste steht. IT-Inventar mit der App prüfen ›
Tipp: Neue Geräte direkt im Wareneingang erfassen
Auf den Kartons von Laptops und Monitoren sind Seriennummer und Modellnummer meist als Barcode aufgedruckt, oft als Code 128 oder Data Matrix. Fotografierst du einen Stapel Kartons, bevor sie ausgepackt werden, hast du alle Seriennummern sofort in einer Liste – ohne Typenschilder abzulesen.
IT-Inventar in Schulen und Praxen
Schulen mit iPad-Klassensätzen, Arztpraxen und Kanzleien haben oft viele gleichartige Geräte und strenge Datenschutzanforderungen. Ein Vorteil von Scan2List hier: Die Bilderkennung läuft komplett auf dem iPhone, die erfassten Codes werden nicht in eine Cloud geladen, sondern bleiben auf dem Gerät, bis du die Liste selbst exportierst. Für Schul-iPads lohnt sich eine Liste pro Koffer oder Wagen, die du nach jeder Rückgabe mit einem Foto überprüfst.
Excel-Liste oder Asset-Management-Software?
Bis zu einigen hundert Geräten ist eine gepflegte Tabelle mit Barcode-Erfassung für viele Betriebe ausreichend. Wer automatische Inventarisierung über das Netzwerk, Software-Lizenzverwaltung, Ticketsystem und Mobile-Device-Management braucht, kommt um eine spezialisierte IT-Asset-Management-Lösung nicht herum. Auch dann bleibt die physische Erfassung per Barcode nützlich, etwa für Geräte im Lager oder ohne Netzwerkanbindung.
Häufige Fragen
Was ist ein Asset-Tag?
Ein Asset-Tag ist ein Etikett mit einer eindeutigen Inventarnummer, meist als Barcode, das auf ein Gerät geklebt wird. Damit lässt sich das Gerät schnell und eindeutig in der Inventarliste finden.
Wie scanne ich Seriennummern mit dem iPhone?
Viele Hersteller drucken die Seriennummer als Barcode auf Typenschild und Verpackung. Mit einer Barcode-App wie Scan2List liest du sie per Kamera aus, auch mehrere auf einem Foto, und exportierst sie als Liste.
Wie oft sollte das IT-Inventar geprüft werden?
Neue Geräte und Rückgaben trägst du sofort ein. Eine vollständige Prüfung des Bestands empfiehlt sich mindestens einmal im Jahr.
Muss ich ein IT-Inventar führen?
Eine allgemeine Pflicht für ein separates IT-Inventar gibt es nicht. Geräte gehören aber als Anlagevermögen ins Inventar, und Standards zur Informationssicherheit sowie Datenschutz-Anforderungen setzen einen Überblick über alle Geräte praktisch voraus.